Skjuler sine offentlige journaler

På tross av flere advarsler respekterer fremdeles ikke NHH offentlighetsprinsippet. – Ikke akseptabelt, sier ekspert på offentlighetsloven.

– Vi har et etterslep når det gjelder journaler på nett, men vi ivaretar innsynsretten gjennom å gjøre dokumenter og journal tilgjengelig på forespørsel, sier Kristin Risvand Mo, kommunikasjonssjef ved NHH.

Per dags dato har ikke NHH lagt ut postjournaler på nett siden 15. august.

To år gammelt problem
Høsten 2012 skrev K7 Bulletin for første gang om at NHH ikke respekterte offentlighetsprinsippet. Da daværende NHH-direktør, Ola Hope, ble konfrontert med mangelen svarte han at NHH skulle forbedre seg. Idag blir likevel opptil fjorten måneder gamle journaler lagt ut på nett. Retningslinjene tilsier at journalene skal bli oppdatert fortløpende, som vil si samme dag eller senest dagen etter.

Må være identisk
Offentlighetsprinsippet går ut på at enhver person kan kreve innsyn i det offentlige innholdet i en hvilken som helst sak i en offentlig virksomhet. Dette betyr at alle statlige virksomheter skal ha en oppdatert postjournal som viser korrespondansen inn og ut av virksomheten.

Ifølge Gunnar Bodahl-Johansen, ekspert på offentlighetsloven ved Institutt for Journalistikk, er det imidlertid kun noen få organer som etter loven er pliktig å føre en offentlig elektronisk postjournal.

– NHH er ikke pålagt å publisere sin offentlige postjournal på nett, men dersom de først velger å gjøre det, må den offentlige elektroniske postjournalen være identisk med «hjemmejournalen». Publikum vil oppfatte journalene på nett som virksomhetens journal. Da er det viktig at alle inn- og utgående saksdokumenter er registrert i den journalen, sier Bodahl-Johansen.

Mo samtykker i at det skaper en forventning om at journalene på nett skal være oppdatert, som NHH ikke har klart å innfri.

– Dette må hele NHH-ledelsen ta tak i. Vi ser at vi har en jobb å gjøre, og vil komme tilbake til konkrete tiltak for å bedre situasjonen. Det er en kompleks jobb og vil trolig ta tid.

Ikke tatt på alvor
– Offentlighetsloven er en minimumslov. Selv om man ikke er pålagt å ha offentlige elektroniske postjournaler, bør man ha det, mener Bodahl-Johansen.

Han påpeker også at dersom du allerede kjenner til en sak, så kan du be om innsyn i dokumentene som omhandler den saken. Problemet med manglende journalføring på nett, ligger i at det vanskeliggjør innsynet for dem som daglig ønsker å følge med i de inn- og utgående saksdokumentene, for eksempel for journalister som sjekker om det er saker med behov for å bli tatt opp.

Ifølge Bodahl-Johansen er oppdaterte journaler avgjørende for å kunne ivareta innsynsrettighetene i offentlige etater.

– Mange tar det ikke på alvor. De forstår ikke at postjournaler er et viktig ledd i den offentligheten vi må ha i et demokrati. En forutsetning for at demokrati i alle sammenhenger skal fungere er at publikum har tilgang på journaler og en oppdatert oversikt over hva forvaltningsorganer jobber med til enhver tid.

Mo sier seg enig.

– Vi skjønner at det er frustrerende med dokumenter som er så gamle, og at dette må prioriteres på en annen måte enn hittil. Vi må øke bevisstheten om offentlighetsloven internt. Som offentlig institusjon er det viktig at vi er tilgjengelige og åpne for innsyn.

Mangler ressurser
– Når man først registrerer inn- og utgående saksdokumenter i en database, er veien til å legge dem ut på nettet veldig kort, mener Bodahl-Johansen.

Offentlighetsloven slår fast at noen opplysninger i hjemmejournalen ikke skal publiseres på nett. De omfatter taushetsbelagte opplysninger, personnummer og andre opplysninger som etter loven er unntatt fra innsyn. Disse opplysningene må sladdes før journalen kan publiseres på nett.

– Det er et kapasitets- og kunnskapsspørsmål. Vi er opptatt av å kvalitetssikre journalene, for eksempel med tanke på personopplysninger. Det er viktig å være åpne for innsyn, men også å beskytte taushetsbelagte opplysninger. Her ser vi at vi trenger mer opplæring, og må øke kunnskapsnivået. Per dags dato strekker ikke ressursene til for den kvalitetssikringen vi ønsker, sier Mo.