Informasjonsansvarlig Joachim Aae i Kjernestyret (foto: Henrik Eikefjord, Foto NHHS)

#Historieløst

For noen år siden, før Dropbox fantes, hadde alle kontorene en PC med et felles lagringsområde for gruppen. På Kjernestyret sitt filområde ligger det notater tilbake til 1994, da Knut Arild Hareide var leder. Jeg kan derfor lese meg opp på tidligere erfaringer fra informasjonsansvarlige, eller bare se rundt på gamle bilder og logoer for nostalgien sin skyld.

Arkivering er viktig og stort sett har det blitt gjort automatisk av at folk brukte PCene på sitt kontor til studentforeningsarbeidet. Jeg har nå vært aktiv i it.gruppen siden 2014, og en utvikling som har foregått siden jeg begynte er at flere og flere kommer innom og leverer tilbake datamaskinene sine. «Vi bruker dem ikke lenger». Selvfølgelig ikke, de aller fleste foretrekker å sitte på sin egen mac eller PC når de skal få gjort noe. Om noe må lagres så har man en «Underutvalg – Leder» mappe på dropbox og putter alt der. Kjempeenkelt.

Dette fungerer selvfølgelig helt fint, og er praktisk. Dropbox kan åpnes på både mobil og PC, og logges inn overalt. Hva skjer så når man får en etterfølger? Det er ikke noe problem, ettersom man kan bare dele denne mappen når neste leder skal komme på banen. Problemet oppstår når man som fersk leder må sjekke opp i noe som skjedde for tre år siden. «Hvor er originalfila til logoen vår?», «Hva gjorde de når dette skjedde i UKEN12?», «Har vi noen dokumenter fra forrige gang vi hadde jubileum?». Ja da er det bare å begynne å grave, ringe leder for fem år siden og spørre. Kanskje har hun slettet filene for å få plass på dropboxen til andre ting? Da skulle du ønske at du hadde et godt arkiv.

Så hva blir da løsningen? Vi kan ikke tvinge alle til å bruke PCer på kontor igjen, det blir for dumt. Nei, løsningen er ganske enkelt at vi må skaffe oss en felles plattform for cloudlagring i NHHS. Det har vi nå gjort, Office 365 er anskaffet for NHHS. Det eneste som mangler er at vi tar det i bruk. Det blir litt ekstra jobb, enda en innlogging å holde styr på (slapp av, det er i det minste den samme som på nhhs.no). Gevinsten for NHHS er stor på sikt, og selv om det koster alle sammen littegrann å passe på dette framover, så vil NHHSere om 80 år takke oss for at vi gjorde det!

Målet er at alle underutvalgene har gått over i løpet av februar 2018. Om du nå sitter der som leder og tenker at dette er noe din gruppe trenger. En felles plattform alle i gruppen kan logge seg inn på, få tak i felles filer, og for eksempel planlegge i teams. Send en mail til system@nhhs.no og sikre at dine etterfølgere har de beste forutsetninger for å mestre sitt verv.

.