Prosessen rundt uketelt må bli langt mer åpen i år, advarer tidligere markedsansvarlig i KS. Vi er klok av skade, svarer RS.

Under forrige Uken ble teltprosjektet på Koengen godkjent med forutsetning om at budsjettet skulle gå i null. I stedet gikk teltet isolert sett med et underskudd på 1 070 000 kroner.



K7 Bulletin har fått tak i rapporten kjernestyret (KS) skrev i kjølvannet av studentfestivalen, og nå advarer tidligere markedsansvarlig i KS mot at det samme skal skje igjen.

– Mitt inntrykk er at prosessen var veldig lukket sist gang uketeltet skulle vedtas. Representantskapet burde hatt mye mer innsikt og den dårlige informasjonen mellom dem og Uken ble et stort problem, sier Martin Roa Skramstad, som utarbeidet rapporten.

Mangelfull informasjon

I rapporten kommer det frem at sittende kjernestyre reiste spørsmål om hvorvidt ukestyret gikk utenfor sitt mandat i avgjørelser tatt i forbindelse med uketeltet. Det var et krav fra Representantskapet (RS) at budsjettet for teltprosjektet skulle gå i null og at artisten måtte være klar før teltet endelig skulle vedtas.

I februar 2012 ble imidlertid RS presentert for et budsjett med et estimert underskudd på 470 000 kroner, gitt et ”best-case scenario”. Uken hadde på dette tidspunktet allerede bundet seg til leie av telt og signert kontrakt med artist uten å informere RS. 
- Fordi Uken allerede var bundet til kontrakter, valgte RS å godkjenne budsjettet med underskudd, sier Skramstad.



– Må unngå samme fadese

KS peker på flere momenter i rapporten som taler for at Uken har holdt informasjon tilbake. Spesielt ble det sådd tvil om prosjektet fortsatt var et nullprosjekt da Uken signerte de bindende kontraktene med teltleverandør, Koengen og artist. Likevel foreligger det ikke tilstrekkelig bevis for å slå fast at styret opererte utenfor sitt mandat, men Skramstad mener dette er noe både RS og Uken må ta med seg i årets planlegging av konserttelt.


- Dersom man ønsker å gå løs på et teltprosjekt igjen, må man se på tiltak for å redusere den store risikoen som tydeligvis er knyttet til et slikt prosjekt.

Skramstad peker på noen konkrete tiltak som må gjøres for å unngå en lignende situasjon.


- Informasjonsflyten mellom RS og Uken må bli langt bedre i år. Dessuten er det viktig at begge parter har en klar forståelse av hva som er deres rolle, og hvilke beslutninger de kan ta. Skjer det større endringer i budsjetter, må det gå gjennom RS, slår Skramstad fast.



Tar avstand fra rapporten

Ukesjefen som fikk gjennomført teltprosjektet i 2012, Matz Christian Ruud, er enig i at kommunikasjonen mellom styret og RS burde ha vært bedre, men setter ikke pris på hvordan KS fremstiller prosessen i den interne rapporten.

– Kommunikasjonen var åpenbart ikke god nok, men at vi i styret bevisst prøvde å holde tilbake informasjon slik den rapporten insinuerer, tar vi sterk avstand fra. Er det noen som har interesser for at økonomien skal gå bra for festivalen, så er det styret. 

NHHS for tungrodd 
Ruud mener det er bortimot umulig for Ukestyrene å rapportere alle budsjettendringer av en viss størrelse til RS, slik de er pålagt, men understreker at dette ikke beviser at de opererte utenfor sitt mandat.

– Alle budsjettendringer over 5000 kroner skal meldes inn, men denne regelen har vi og alle tidligere Ukestyrer brutt mange ganger fordi budsjettene endres raskt. Ting går fort i svingene for Uken, og NHHS er byråkratisk tungrodd. Det er problematisk for oss når avgjørelser må tas fortløpende, forklarer Ruud. 


RS tar grep

Leder for RS, Edvin Ørbog, er ikke bekymret for at informasjonen mellom RS og Uken skal by på problemer under årets budsjettrunder. 
- RS er klok av skade og har en veldig god dialog med Uken14. Vi har tett oppfølging av Uken gjennom Controller Prosjekt. De fungerer som et bindeledd mellom oss og Uken, og i år skal det være lav terskel for kommunikasjon.

Ørbog er enig med Skramstad i at en viktig forutsetning for at den store budsjettsmellen i forbindelse med uketeltet ikke skal gjenta seg, er mandatene til de involverte parter er klare.

– I år har vi definert mandatet til Controller Prosjekt på nytt. Dette gjør arbeidet deres enklere fordi det er klarere hva de skal se etter i budsjettene, føyer han til.

Taus om kravene
Det er foreløpig uklart om RS kommer til å godkjenne et teltbudsjett som går i minus, men Ørbog understreker at RS har gjort grep for å unngå å havne i samme situasjon som for to år siden. 
- Vi har blant annet åpnet for å gjøre bookingen til Uken lettere ved at de får noen penger tilgjengelig før andre budsjettrunde. På den måten har de god tid til å gjøre gjennomtenkte valg, forklarer han.

Tiril Johansen Gudevold var journalist i Uken 12, men hadde ingen befatning med økonomi eller den aktuelle saken. Hun er ikke medlem av Uken idag. Gudevold har vært journalist, nyhetsredaktør og ansvarlig redaktør i K7 Bulletin.